みなさん、こんにちは。
Sky Okinawaブログ担当 上原です。
本日は6/9に投稿したマイナンバーについての続編という形で投稿させて頂きます。
企業や事業主の方は従業員の健康保険や厚生年金保険、雇用保険などの社会保険の手続きの為に
従業員のマイナンバーを取得し保管する必要があります。
個人情報を含むマイナンバーの取り扱いは重要な管理業務の一つになっており、取り扱いには十分気を付けなければいけません。
マイナンバーの取り扱いに関する方針がのっているガイドラインから
マイナンバーの管理方法についてご説明していきます。
マイナンバーの適切な管理するうえでしっておくべき「4項目」というのがあり、
「4項目」というのが
①「取得」
②「利用」
③「管理・保管」
④「破棄」
となっており、この「4項目」を意識したうえでマイナンバーを管理していくことが適切だとされています。
①「取得」に関しては間違い防止の為に、必ず本人確認を行ったうえで番号を取得することと明記されており、
本人確認では、番号確認と身元確認の2つが必要とされています。
②「利用」に関してはマイナンバーはマイナンバー法第9条に定められた・社会保障、税、災害対策の用途範囲内でしか利用できないことになっています
従業員の管理番号として利用することも禁じられている為、企業や事業主の方が利用する場面は税や社会保険の手続きなどに限られてきます。
グループ会社でも別法人の場合、マイナンバーの共同利用はできないことになっておりますので注意して下さい。
③「管理・保管」に関しては社会保険や税の処理をする場合に限り保管は認められていますが、厳格な管理、保管を行わなくてはいけません。
マイナンバーが記載された書類や電子媒体での管理・保管の場合は、鍵のかかる保管庫、キャビネット、金庫などに収納し、施錠管理を行う事が求められます。
近年、マイナンバーをクラウド上で管理するマイナンバー管理システムも開発されており、上記の4項目のプロセスを
クラウド上で完結できるシステムです。保管の負担、紛失のリスクが防げることが出来る為
書類や電子媒体での管理・保管に負担や不安があるというのであれば管理システムを導入してもいいかもしれません。
④「破棄」に関してはマイナンバーが必要な手続きが終わった場合は、速やかにマイナンバーの廃棄や削除をします。
個人のマイナンバーが分かる情報などは全てが破棄の対象となっております。
法律などにより一定期間の保管が義務付けられている書類などにマイナンバーが記載されている場合は
法律で定められている保存の期間が優先となります。
今回は企業や事業主の方のマイナンバーの管理方法について投稿させて頂きました。
私も投稿していく上で、マイナンバーは個人でも企業や事業主でも大切な管理をしなければならないことが分かり、
制度も奥深いものがあり学べる機会が出来たので良かったと思います。
世間でマイナンバーに関連する問題が相次いで報告されている中、
良い解決策が出来る事を祈っています。
河野太郎デジタル大臣、頑張ってください。
密かに応援しています。
では、また来週にお会いしましょう。
以上です。